Klienci i projekty

W WorkTime Expert klienci stanowią centralny element systemu, wokół którego organizowane są wszystkie prace. Każda praca musi być przypisana do klienta, a często także do projektu klienta, aby możliwe było skuteczne mierzenie, analizowanie i rozliczanie czasu pracy.

Dodanie klientów jest niezbędnym krokiem w konfiguracji systemu i zapewnia prawidłowe funkcjonowanie raportowania oraz rozliczeń.

Tworzenie bazy klientów

Tworzenie bazy klientów w WorkTime Expert jest proste i wymaga wypełnienia zaledwie dwóch pól:

• Nazwa skrócona klienta – krótkie, wewnętrzne określenie klienta, które powinno być jedno- lub dwuwyrazowe, bez znaków specjalnych i cudzysłowów. Warto stosować nazwy obiegowe, które używane są w firmie na co dzień.
• Pełna nazwa klienta – oficjalna nazwa klienta, która będzie widoczna na raportach i fakturach.

WorkTime Expert umożliwia automatyczne pobieranie danych klienta z bazy GUS. Wystarczy podać numer NIP lub REGON, a system automatycznie uzupełni pozostałe dane, co znacznie przyspiesza proces dodawania klientów.

Klient wewnętrzny

Na początek warto dodać tylko bieżących klientów, czyli tych, z którymi aktualnie współpracujesz. Jednak zaleca się także stworzenie klienta wewnętrznego, np. o nazwie „Kancelaria” lub po prostu nazwy Twojej firmy. Dzięki temu można rejestrować czas pracy na zadania wewnętrzne, które nie są rozliczane z klientami, ale mogą mieć wpływ na analizę wykorzystania czasu pracy.

Projekty

Projekty (nazywane również sprawami) służą do organizowania pracy w ramach klientów. Umożliwiają osobne mierzenie, rozliczanie i analizowanie poszczególnych zadań.

Tworzenie projektów jest szczególnie przydatne, gdy:

• Chcesz osobno mierzyć czas poświęcony na dany projekt.
• Każdy projekt ma inne zasady rozliczeń (np. inne stawki godzinowe, ryczałty).
• Potrzebujesz osobnej analizy wyników projektu.

Prace w WorkTime Expert organizowane są w formacie:
Klient / Projekt, np.:

Kancelaria XYZ / Obsługa podatkowa
Nowak Sp. z o.o. / Reprezentacja w sądzie

Prace można przypisywać:

• Bezpośrednio do klienta – jeśli nie wymagasz szczegółowej organizacji. Domyślnie system nie wymaga przypisywania prac do projektów, ale można to zmienić w ustawieniach, co jest szczegółowo opisane poniżej.
• Do klienta i projektu – co zapewnia większą precyzję w raportowaniu i analizie.

Do każdego projektu można ustawić różne modele rozliczeń – stawki godzinowe, ryczałty, produkty, a także indywidualną konfigurację w kontekście zaokrągleń czasu pracy czy jednostek rozliczeniowych.

Blokada przypisywania prac tylko do klientów

Możesz zablokować możliwość przypisywania prac bezpośrednio do klientów, jeśli preferujesz, aby wszystkie prace były przypisane do konkretnych projektów. W tym celu:

1. Przejdź do sekcji "Ustawienia programu".
2. Zaznacz opcję blokady przypisywania prac do samych klientów, co wymusi wybór projektu przy rejestracji pracy, jeśli klient ma utworzony projekt.

Włączenie tej opcji powoduje, że klienci bez projektów nie pojawiają się na liście podczas rejestrowania prac. Dzięki temu pracownicy nie przypisują przypadkowo prac tylko do klientów, gdy powinny one trafić do klienta i projektu. Jeśli chcesz umożliwić przypisywanie prac do klienta bez projektu dla wybranych klientów, możesz to zrobić w ustawieniach konkretnego klienta. Wystarczy zaznaczyć opcję "Pozwalaj na rejestrowanie prac i zadań na klienta bez projektu". Wtedy taki klient nadal będzie widoczny na liście przy dodawaniu pracy lub zadania.