Rodzaje prac
W WorkTime Expert oprócz przypisywania prac do klientów i ich spraw można również przypisywać prace do rodzajów prac. Jest to narzędzie, które znacząco przyspiesza rejestrację czasu pracy i poprawia analitykę w systemie.
Rodzaje prac pomagają ustrukturyzować raportowanie, umożliwiając kancelarii decydowanie, jakie informacje znajdą się w raportach dla klientów – mogą to być same opisy prac lub opisy wraz z przypisanym rodzajem pracy.
Korzyści z używania rodzajów prac
- Przyspieszenie rejestracji pracy – zamiast wpisywać długi opis, można wybrać odpowiednią kategorię.
- Większa przejrzystość raportowania – rodzaje prac pozwalają na precyzyjne zestawienia i analizy.
- Łatwiejsze śledzenie prac wewnętrznych – dzięki wyodrębnieniu kategorii nierozliczanych z klientami.
- Personalizacja dla klientów – kancelaria może zadecydować, jakie dane są prezentowane klientowi.
Rodzaje prac wewnętrzne i nierozliczane
Warto stworzyć również rodzaje prac „wewnętrzne”, które nie są rozliczane z klientami, ale pomagają mierzyć, ile czasu kancelaria przeznacza na swoje funkcjonowanie i działania non-profit.
Przykłady wewnętrznych rodzajów prac:
- Planowanie pracy (np. przeglądanie zadań na dany dzień)
- Szkolenia
- Konsultacje wewnętrzne
- Zarządzanie i księgowość
Rodzaje prac można oznaczyć jako wewnętrzne lub non-profit. Takie kategorie umożliwiają ewidencję kosztów i efektywne zarządzanie czasem pracy.
Organizacja rodzajów prac
Rodzaje prac są wspólne dla wszystkich pracowników w WorkTime Expert i mają charakter ogólny, aby ułatwić ich wybór. Na pulpicie systemu każdy pracownik widzi cztery najczęściej używane przez siebie rodzaje prac. Pozostałe są dostępne po kliknięciu "więcej". Nie zaleca się tworzenia zbyt wielu rodzajów prac. Optymalna liczba to kilkanaście – dwadzieścia kilka. Nadmierna szczegółowość może utrudnić wybór odpowiedniej kategorii i analizę danych.
Aby uprościć wybór rodzaju pracy, można:
- Numerować kategorie, np.: 01. Pisma, 02. Rozprawy.
- Przygotować przewodnik w formie tabeli, wskazując, jakie czynności przypisujemy do poszczególnych kategorii.
Różne nazwy w systemie i na raportach
WorkTime Expert umożliwia stosowanie różnych nazw dla systemu i raportów, np.:
- W programie: „Rozprawa i wyjazd”
- Na raportach: „Udział w rozprawie, przygotowanie i delegacja”
Przykładowe rodzaje prac rozliczane z klientami
- Analiza stanu faktycznego
- Analiza stanu prawnego
- Przygotowanie umowy
- Pismo zwykłe
- Pismo procesowe
- Rozprawa – przygotowanie i wyjazd
- Ustalenia i konsultacje
- Skanowanie i zdjęcia dokumentów
Analityka i raportowanie
Rodzaje prac pomagają w zaawansowanej analizie czasu pracy. W WorkTime Expert można oznaczać je kolorami, co ułatwia interpretację danych:
- Zielony – prace przynoszące największy dochód (np. pismo procesowe, udział w rozprawie).
- Czerwony – prace nieprzynoszące przychodu (np. konsultacje wewnętrzne, sprawdzanie rozliczeń).