Wprowadzenie
Rozliczanie prac służy do określenia, jaka część zarejestrowanego czasu ma zostać uwzględniona w raporcie lub rozliczeniu z klientem. Czas rozliczany może być równy czasowi rzeczywiście przepracowanemu, ale może też zostać skorygowany.
Takie korekty stosuje się m.in. wtedy, gdy:
- wpis czasu wymaga skrócenia,
- wartość pracy powinna być wyższa niż wynikałoby to z samego czasu,
- dana praca nie powinna zostać zafakturowana,
- wpis wymaga akceptacji przed dalszym rozliczeniem.
Czas zmierzony i czas rozliczany
Czas zmierzony
To rzeczywisty czas zarejestrowany przez pracownika za pomocą stopera lub ręcznego wpisu.
Czas rozliczany
To czas uwzględniany w raportach i rozliczeniach z klientem. Na jego podstawie obliczana jest wartość finansowa pracy.
Rozdzielenie tych wartości pozwala zachować informację o rzeczywistym nakładzie pracy, a jednocześnie kontrolować to, co zostanie przedstawione klientowi.
Managerowie rozliczeń
W mniejszych organizacjach wpisy mogą być przeglądane bezpośrednio przez właściciela lub osobę odpowiedzialną za rozliczenia.W pakiecie Professional można też skonfigurować managerów rozliczeń. Może on otrzymać dostęp wyłącznie do wskazanych:
- klientów,
- projektów,
- zespołów.
Może przeglądać i rozliczać przypisane mu prace bez dostępu do informacji o stawkach, wynagrodzeniach lub kosztach, jeżeli takie ograniczenia zostały ustawione. Pozwala to rozdzielić odpowiedzialność za weryfikację prac pomiędzy kilka osób, przy zachowaniu końcowego nadzoru nad rozliczeniami.
Powstawanie czasu rozliczanego
Czas rozliczany może zostać wyliczony automatycznie albo zmieniony ręcznie.
Automatyczne zaokrąglenia
Jeżeli w stawkach przychodowych skonfigurowano zaokrąglenia, czas rozliczany może różnić się od czasu zmierzonego już w momencie zapisania pracy.
Przykład:
- czas zmierzony: 2 minuty,
- zaokrąglenie: do 5 minut,
- czas rozliczany: 5 minut.
Szczegółowe zasady konfiguracji zostały opisane w instrukcji dotyczącej stawek przychodowych i zaokrągleń.
Ręczne korekty
Czas rozliczany można również zmieniać ręcznie podczas przeglądania prac.
W zależności od potrzeb można:
- zmienić czas rozliczany,
- zaakceptować pracę,
- odrzucić pracę,
- oznaczyć pracę jako nierozliczalną.
Miejsca rozliczania prac
Prace i czas / Lista prac
To podstawowe miejsce do przeglądania i rozliczania wpisów przez managerów.
Widok pozwala:
- filtrować prace według klientów, projektów i pracowników,
- edytować czas rozliczany,
- akceptować lub odrzucać wpisy,
- oznaczać prace jako nierozliczalne.
- zmieniać datę rozliczenia pracy
Rozliczenia przychodów
Ta sekcja jest przeznaczona dla osób mających dostęp do danych finansowych. Czas rozliczany wpływa tutaj bezpośrednio na wartość pracy uwzględnianą w dalszym rozliczeniu i fakturowaniu. Ta sekcja programu oferuje najwięcej możliwości w zakresie rozliczania prac.
Rozliczenia produktów
Ta sekcja dotyczy rozliczeń opartych na liczbie sztuk lub jednostek, np.:
- wysłanych dokumentów,
- przeprowadzonych audytów,
- zaksięgowanych faktur,
- innych produktów przypisanych do prac.