Obieg korespondencji w oparciu o zadania
Moduł Zadania można wykorzystać do prowadzenia elektronicznego rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Pozwala przypisać odpowiedzialność, kontrolować terminy i śledzić kolejne etapy obsługi dokumentu.
Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy w proces zaangażowanych jest kilka osób, np. sekretariat, osoba merytoryczna i osoba odpowiedzialna za wysyłkę.
Konfiguracja procesu
Statusy zadań
Na początku warto utworzyć statusy odpowiadające kolejnym etapom obsługi korespondencji.
| Status | Zastosowanie | Sortowanie |
|---|---|---|
| Przyszło | Dokument został przyjęty, zeskanowany i zarejestrowany | Priorytet i termin |
| W obróbce | Trwa analiza dokumentu lub przygotowanie odpowiedzi | Priorytet i termin |
| Wysłane | Odpowiedź została wysłana, a temat zamknięty | Data przejścia do statusu |
Nazwy statusów można dopasować do własnego procesu, np.:
- Nowa,
- Do odpowiedzi,
- Do wysyłki,
- Zarchiwizowane.
Rejestracja korespondencji
Dodawanie zadania
Po otrzymaniu korespondencji osoba odpowiedzialna za jej rejestrację tworzy nowe zadanie i dołącza skan dokumentu.
W zadaniu warto uzupełnić:
Termin
Określa planowany dzień rozpoczęcia pracy nad odpowiedzią.
Deadline
Określa ostateczny dzień, w którym odpowiedź powinna zostać wysłana.
Rozdzielenie terminu i deadline’u pozwala wcześniej rozpocząć pracę i kontrolować rzeczywistą pilność sprawy.
Załącznik
Do zadania można dołączyć skan korespondencji oraz inne dokumenty związane ze sprawą.
Delegacja
Zadanie należy przypisać osobie odpowiedzialnej za analizę dokumentu lub przygotowanie odpowiedzi.
Opracowanie korespondencji
Osoba odpowiedzialna przegląda zadania w statusie Przyszło i po rozpoczęciu pracy zmienia status na W obróbce.
Zmiana statusu informuje pozostałe osoby, że dokument został przejęty i trwa jego obsługa.
W razie potrzeby można również:
- dodać podzadania, np. Zasięgnąć informacji od klienta lub Sprawdzić orzecznictwo,
- przekazać zadanie kolejnej osobie,
- dołączyć kolejne dokumenty,
- prowadzić ustalenia w komentarzach.
Rejestracja wysyłki
Po przygotowaniu i wysłaniu odpowiedzi zadanie należy przenieść do statusu Wysłane.
Jeżeli status jest sortowany według daty przejścia, system wykorzysta moment zmiany statusu do uporządkowania zadań według faktycznej daty wysyłki.
Pozwala to prześledzić cały proces:
Przyszło → W obróbce → Wysłane
Rozbudowany obieg korespondencji
W bardziej szczegółowym procesie można utworzyć dodatkowe statusy:
| Status | Etap procesu |
|---|---|
| Przyszło | Rejestracja dokumentu |
| Rozpoznane | Przypisanie sprawy i osoby odpowiedzialnej |
| Odpowiedź w przygotowaniu | Redakcja lub analiza |
| Gotowe do wysyłki | Dokument czeka na akceptację, podpis lub wysyłkę |
| Wysłane | Dokument został wysłany |
Każdy status może mieć własny sposób sortowania i osobną kolumnę na tablicy Kanban.
Zastosowanie w praktyce
Taki sposób organizacji pozwala:
- prowadzić centralny rejestr korespondencji,
- filtrować sprawy według terminów, osób i priorytetów,
- sprawdzać, które dokumenty czekają na obsługę,
- przypisywać odpowiedzialność za każdy etap,
- odtworzyć historię obsługi dokumentu,
- ograniczyć korzystanie z dodatkowych arkuszy i rejestrów.