Zadanie i termin w kalendarzu

Tworząc zadanie w WorkTime Expert, określasz jego treść, kontekst, termin, priorytet oraz osoby odpowiedzialne za realizację. Zadanie może być prostą notatką albo bardziej szczegółowym elementem planu pracy zespołu.

Zakres dostępnych pól zależy częściowo od konfiguracji programu.

Dodawanie zadania

Przejdź do sekcji Zadania, a następnie kliknij przycisk Dodaj zadanie.

Informacje podstawowe

Rodzaj pracy

Wybierz rodzaj pracy z listy, np.:

Opinia prawna,
Faktura,
Deklaracja PIT.

Rodzaj pracy przypisuje zadanie do określonej kategorii, którą można później wykorzystać przy filtrowaniu i raportowaniu.

Projekt lub klient

Wybierz klienta albo projekt, którego dotyczy zadanie.

Dzięki temu po wykonaniu zadanie można przekształcić w pracę przypisaną do właściwego klienta lub projektu.

Opis

Wprowadź treść zadania, czyli informację o tym, co należy wykonać.

Dodatkowe pole

Pole jest widoczne tylko wtedy, gdy zostało aktywowane w konfiguracji programu. Może mieć własną nazwę, np.:

Osoba zlecająca,
Koordynator,
Zleceniodawca.

Hasztagi

Hasztagi ułatwiają filtrowanie i wyszukiwanie zadań.

Hasztagi używane w zadaniach stanowią osobną pulę niż hasztagi klientów i projektów. Można je wyłączyć albo skonfigurować własny słownik.

Priorytet

Wybierz priorytet zadania, np.:

Zwykły,
Wysoki,
CITO.

Priorytet ułatwia sortowanie zadań według ich ważności.

Status

Wybierz status zadania, np.:

Do zrobienia,
W trakcie,
Zrobione.

Lista statusów może zostać dostosowana w ustawieniach programu.

Poinformuj mnie o zmianie statusu

Po włączeniu tej opcji osoba zlecająca otrzyma powiadomienie o zmianie statusu zadania.

Pokaż w kalendarzu

Po zaznaczeniu tej opcji zadanie będzie widoczne w kalendarzu terminów.

Czas i harmonogram

Termin

Termin wskazuje planowaną datę realizacji zadania. Nie wpływa na rejestrację czasu ani na rozliczenia.

Deadline

Deadline określa ostateczny termin wykonania zadania. Może być taki sam jak termin albo przypadać później.

Pozwala odróżnić zadania zaplanowane od przeterminowanych.

Przewidywany czas

Określ szacowany czas potrzebny na wykonanie zadania.

Pole może być wykorzystywane przy planowaniu obciążenia zespołu i porównywaniu planowanego czasu z rzeczywistą realizacją.

Struktura i delegowanie

Podzadania

Podzadania pozwalają podzielić większe zadanie na mniejsze kroki.

Każde podzadanie można oznaczyć osobno jako wykonane, ale nie funkcjonuje ono jako niezależne zadanie ani osobna praca.

Delegacje zadania

Przypisz zadanie jednej lub kilku osobom.

Przydzielone osoby zobaczą zadanie na swojej liście lub tablicy.

Załączniki

Do zadania można dodać pliki, np.:

umowy,
skany,
dokumenty źródłowe,
materiały potrzebne do realizacji.

Funkcje dostępne po utworzeniu zadania

Komentarze

Po zapisaniu zadania można prowadzić wewnętrzną komunikację w formie komentarzy.

Komentarze mogą służyć do:

doprecyzowania zakresu zadania,
przekazywania informacji o postępach,
wymiany plików,
zadawania pytań dotyczących realizacji.

Zadanie a termin w kalendarzu

Zadanie i termin w kalendarzu są dwoma różnymi typami obiektów.

Element	Sposób działania
Zadanie	Ma termin lub deadline, ale nie musi mieć konkretnej godziny. Może być delegowane, komentowane, wyświetlane na liście lub tablicy oraz przekształcone w pracę.
Termin w kalendarzu	Jest przypisany do konkretnej daty i godziny. Może zostać dodany ręcznie albo zsynchronizowany z kalendarzem Outlook lub Google.

Termin w kalendarzu również może zostać przekształcony w pracę i dalej rozliczony.