Wdrożenie i porządkowanie katalogu
Pierwsza wersja katalogu nie musi być ostateczna. Lepiej zacząć od prostszej listy, uruchomić ją w zespole i rozbudowywać na podstawie rzeczywistych wpisów.
Jak zbudować pierwszą wersję katalogu
Na początku warto połączyć trzy grupy kategorii:
- wspólne czynności wykonywane przy większości klientów,
- rodzaje prac charakterystyczne dla danej branży,
- czynności wewnętrzne i nieklienckie.
Wspólny rdzeń może obejmować np.:
- analizę,
- przygotowanie dokumentu lub produktu,
- komunikację,
- spotkania,
- konsultacje wewnętrzne,
- koordynację.
Osobno warto uwzględnić czas przeznaczany m.in. na:
- sprzedaż,
- marketing,
- administrację,
- finanse,
- HR i rozwój zespołu.
Czas niekliencki powinien być rejestrowany równie konsekwentnie jak praca dla klientów. Bez tych danych trudno ocenić rzeczywiste koszty funkcjonowania organizacji.
Zasady tworzenia nazw
Nazwy rodzajów prac powinny być:
- krótkie,
- jednoznaczne,
- zrozumiałe dla całego zespołu,
- spójne językowo.
Warto przyjąć jeden sposób nazewnictwa, np. według:
- czynności – Analiza dokumentów,
- rezultatu – Opinia prawna,
- etapu procesu – Przygotowanie do rozprawy.
Należy unikać duplikatów, takich jak:
- Telefon,
- Call,
- Rozmowa telefoniczna,
- Kontakt telefoniczny.
Nie warto również mieszać w jednym katalogu nazw czynności, klientów, projektów, kanałów komunikacji i statusów rozliczeniowych.
Ograniczanie kategorii ogólnych
Kategorie takie jak:
- Inne,
- Prace biurowe,
- Administracja,
- Praca merytoryczna
zwykle nie dają wystarczającej informacji do późniejszej analizy.
Jeżeli taka pozycja jest potrzebna jako rozwiązanie awaryjne, warto kontrolować, jak często jest używana i jakie czynności do niej trafiają.
Przegląd po uruchomieniu katalogu
Po około 30–60 dniach warto sprawdzić:
- które rodzaje prac są używane najczęściej,
- które pozostają niewykorzystywane,
- które są ze sobą mylone,
- które są zbyt ogólne,
- gdzie powstały duplikaty,
- czy pracownicy nadal często wybierają kategorię Inne.
Na tej podstawie można:
- połączyć podobne pozycje,
- usunąć nieużywane kategorie,
- doprecyzować nazwy,
- dodać brakujące rodzaje prac.
Kiedy dodawać nowy rodzaj pracy
Nową pozycję warto utworzyć, jeżeli dana czynność:
- regularnie się powtarza,
- ma znaczenie z perspektywy zarządzania,
- powinna być analizowana oddzielnie.
Nie należy tworzyć nowego rodzaju pracy wyłącznie dlatego, że pojawiło się pojedyncze nietypowe zadanie. W takim przypadku szczegóły lepiej umieścić w opisie pracy.
Katalog powinien być regularnie porządkowany, ale nie zmieniany tak często, aby pracownicy nie mogli przyzwyczaić się do jego struktury.