Wprowadzenie

Rodzaje prac porządkują informacje o tym, na jakie czynności zespół przeznacza czas. Ułatwiają rejestrację pracy, ujednolicają dane i pozwalają później analizować m.in. strukturę pracy, koszty realizacji usług, rentowność klientów oraz obciążenie zespołu.

W WorkTime Expert katalog rodzajów prac jest wspólny dla wszystkich pracowników i klientów, dlatego powinien opierać się na powtarzalnych i możliwie uniwersalnych kategoriach.

Po co konfigurować rodzaje prac

Dobrze przygotowany katalog:

• przyspiesza rejestrację czasu,
• ogranicza różnice w sposobie opisywania podobnych czynności,
• pozwala porównywać dane między pracownikami, klientami i projektami,
• ułatwia analizę pracy klienckiej i wewnętrznej,
• pokazuje, na jakie czynności organizacja rzeczywiście przeznacza czas.

Rodzaje prac mają wartość tylko wtedy, gdy później wykorzystuje się je w raportach i analitykach. Nie warto tworzyć osobnych kategorii dla danych, których organizacja nie zamierza analizować.

Rodzaj pracy a opis pracy

Rodzaj pracy powinien określać powtarzalną kategorię czynności.

Opis pracy powinien wyjaśniać, co konkretnie zostało wykonane.

Przykład:

• rodzaj pracy: Analiza dokumentów,
• opis pracy: Analiza projektu umowy przesłanego przez klienta.

W nazwie rodzaju pracy nie należy umieszczać:

• nazwy klienta,
• nazwy projektu lub sprawy,
• opisu pojedynczego zadania,
• nazwy konkretnego dokumentu, jeżeli nie jest to powtarzalna kategoria.

Nie warto również tworzyć osobnego rodzaju pracy dla każdej czynności wykonywanej tylko raz.

Jak szczegółowy powinien być katalog

Katalog powinien być wystarczająco szczegółowy, aby dane miały wartość analityczną, ale na tyle krótki, aby pracownicy mogli szybko wybrać właściwą pozycję.

Zbyt krótka lista powoduje, że większość czasu trafia do ogólnych kategorii. Zbyt długa zwiększa liczbę pomyłek i utrudnia rejestrację pracy.

Praktycznym punktem wyjścia jest kilkanaście do około dwudziestu kilku rodzajów prac. Ostateczna liczba powinna zależeć od specyfiki działalności i potrzeb zarządczych.

Nowy rodzaj pracy warto dodać, gdy dana czynność:

1. regularnie się powtarza,
2. ma znaczenie zarządcze,
3. powinna być analizowana oddzielnie.

Jeżeli dwie kategorie są trudne do rozróżnienia albo pracownicy używają ich zamiennie, zwykle warto je połączyć lub dokładniej zdefiniować.