Ryczałty okresowe (abonamenty)

Model ryczałtu okresowego stosuje się przy stałej, powtarzalnej obsłudze klienta. Rozliczenie odnawia się automatycznie w kolejnych okresach, np. co miesiąc, kwartał albo co 14 dni.

Taki model sprawdza się m.in. przy:

stałej obsłudze prawnej,
bieżącym doradztwie podatkowym,
obsłudze księgowej,
regularnych konsultacjach,
innych usługach realizowanych w sposób ciągły.

W ryczałcie okresowym ustala się kwotę i pulę godzin przypadającą na cały okres rozliczeniowy. Warto również skonfigurować alerty, aby wcześniej otrzymać informację o zbliżaniu się do wykorzystania dostępnej puli.

Dodawanie ryczałtu

Przejdź do sekcji Ryczałty, a następnie kliknij przycisk Dodaj ryczałt w prawym górnym rogu.

Informacje podstawowe

Nazwa ryczałtu

Wprowadź nazwę, która pozwoli rozpoznać dane rozliczenie na liście ryczałtów.

Nazwa może być również wyświetlana na fakturze, dlatego warto stosować określenie zrozumiałe dla klienta, np.:

Stała obsługa prawna,
Doradztwo podatkowe,
Obsługa bieżąca,
Pakiet konsultacyjny.

Typ ryczałtu

W polu Typ ryczałtu wybierz jeden z dwóch wariantów:

"Ryczałt okresowy na klienta" - ten typ obejmuje prace rejestrowane na wszystkich projektach wskazanego klienta. Wybierz klienta z listy. Nie musisz wskazywać poszczególnych projektów, ponieważ system obejmie ryczałtem wszystkie projekty należące do tego klienta.
"Ryczałt okresowy na wybrane projekty" - Ten typ obejmuje wyłącznie prace zarejestrowane na wskazanych projektach. Najpierw wybierz klienta, a następnie projekt. Aby dodać więcej projektów, kliknij Dodaj projekt, wybierz kolejny projekt z listy i powtórz tę czynność dla wszystkich projektów objętych tym samym ryczałtem.

Okres obowiązywania ryczałtu

Data rozpoczęcia określa, od kiedy prace mają być przypisywane do ryczałtu. Prace wykonane wcześniej nie będą nim objęte. Data zakończenia jest opcjonalna. Można pozostawić ją pustą, jeżeli współpraca nadal trwa. Po zakończeniu ryczałtu warto ją uzupełnić, aby późniejsze prace nie były już do niego przypisywane.

Informacje rozliczeniowe

Okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy określa, na jaki czas przypada jedna pula godzin i jedna kwota wynagrodzenia.

Możesz wybrać:

7 dni,
14 dni,
od 1 do 6 miesięcy.

Jeżeli godziny są rozliczane kwartalnie, wybierz okres 3 miesięcy. W takim przypadku pula godzin i kwota wynagrodzenia dotyczą całych trzech miesięcy. Okres rozliczeniowy nie określa liczby faktur. Fakturowanie można skonfigurować osobno w dalszej części formularza.

Kwota wynagrodzenia

W polu Kwota wynagrodzenia wprowadź kwotę należną za cały okres rozliczeniowy.

Przykład:

okres rozliczeniowy: 3 miesiące,
wynagrodzenie: 30 000 zł,
fakturowanie: 10 000 zł co miesiąc.

W polu kwoty wynagrodzenia należy wpisać 30 000 zł, ponieważ jest to wartość całego trzymiesięcznego okresu.

Liczba godzin wliczonych w ryczałt

Wprowadź łączną liczbę godzin dostępnych w całym okresie rozliczeniowym.

Przykład:

okres rozliczeniowy: 3 miesiące,
liczba godzin wliczonych: 60 godzin,
fakturowanie: raz w miesiącu.

Klient otrzymuje 60 godzin do wykorzystania w ciągu całych trzech miesięcy. Liczba faktur wystawionych w tym czasie nie zmienia puli godzin.

Niewykorzystane godziny

Możesz określić, co ma się dziać z godzinami niewykorzystanymi w danym okresie.

Dostępne warianty pozwalają m.in.:

nie przenosić niewykorzystanych godzin,
przenosić je na kolejne okresy,
ograniczyć liczbę okresów, przez które godziny mogą być wykorzystane.

Przykład:

miesięczna pula: 20 godzin,
wykorzystano: 15 godzin,
5 godzin przechodzi na kolejny miesiąc,
przeniesienie obowiązuje maksymalnie przez jeden kolejny okres.

W następnym miesiącu klient będzie miał do wykorzystania 25 godzin.

Początkowa liczba godzin

Wprowadź liczbę godzin wykorzystanych przed rozpoczęciem rejestracji w WorkTime Expert. Przykładowo: jeśli z puli 30 godzin wykorzystano już 10, wpisz 10.

Stawka ponad ryczałt

Jeżeli po wykorzystaniu puli kolejne prace mają być rozliczane godzinowo, możesz wprowadzić stawkę ponad ryczałt. Będzie ona stosowana do prac zakwalifikowanych jako ponad ryczałt. Jeżeli pole pozostanie puste, system zastosuje stawki wynikające z konfiguracji stawek przychodowych.

Przykład:

liczba godzin wliczonych w ryczałt: 20,
stawka ponad ryczałt: 450 zł/h,
czas ponad limit: 4 godziny.

Wartość prac ponad ryczałt wyniesie:

4 godziny × 450 zł = 1 800 zł

Limit dla prac ponad ryczałt

Możesz również ustawić limit dla dodatkowych prac rozliczanych po wykorzystaniu podstawowej puli ryczałtu.

Limit może być określony:

jako liczba godzin,
jako maksymalna kwota.

Przykład:

podstawowa pula: 20 godzin,
limit ponad ryczałt: 10 godzin,
po wykorzystaniu łącznie 30 godzin dalsze prace nie powinny być rozliczane bez dodatkowych ustaleń z klientem.

Rozliczenia i dodatkowe ustawienia

W sekcji Rozliczenia określ, kiedy mają powstawać faktury za ryczałt.

Fakturowanie nie musi odpowiadać długości okresu rozliczeniowego. Można np. ustawić pulę godzin na trzy miesiące, a faktury wystawiać co miesiąc.

Częściowe fakturowanie

Włącz częściowe fakturowanie, jeżeli wynagrodzenie za jeden okres ma być podzielone na kilka faktur.

Przykład:

okres rozliczeniowy: 3 miesiące,
pula godzin: 60 godzin,
wynagrodzenie za cały okres: 30 000 zł,
fakturowanie: 10 000 zł miesięcznie.

Pula 60 godzin obowiązuje przez całe trzy miesiące, mimo że w tym czasie powstaną trzy osobne faktury.

Uruchom alerty

Ten przełącznik pozwala skonfigurować alerty związane z wykorzystaniem ryczałtu.

Alerty mogą służyć m.in. do informowania o:

zbliżaniu się do wykorzystania puli godzin,
przekroczeniu ustalonego limitu,
wykorzystaniu określonej części ryczałtu,
braku aktywności w projekcie.

Szczegółowa konfiguracja została opisana w instrukcji dotyczącej alertów.