Wynagrodzenie za projekt (fixed fee)

Model wynagrodzenia za projekt stosuje się wtedy, gdy klient płaci z góry ustaloną kwotę za realizację konkretnego zlecenia. Kwota nie zależy bezpośrednio od liczby przepracowanych godzin.

Taki sposób rozliczenia sprawdza się m.in. przy:

prowadzeniu konkretnej sprawy,
przygotowaniu dokumentacji,
opracowaniu opinii lub analizy,
audycie,
szkoleniu,
innym zleceniu o określonym zakresie.

Przy fixed fee warto nadal rejestrować wszystkie prace i kontrolować rentowność projektu. Pomocne jest ustawienie alertu, który poinformuje o zbliżaniu się do ustalonego limitu czasu lub wartości prac.

Dodawanie ryczałtu

Przejdź do sekcji Ryczałty, a następnie kliknij przycisk Dodaj ryczałt w prawym górnym rogu.

Informacje podstawowe

Nazwa ryczałtu

Wprowadź nazwę, która pozwoli rozpoznać dane rozliczenie na liście ryczałtów.

Nazwa ryczałtu może być również wyświetlana na fakturze, dlatego warto stosować określenie zrozumiałe dla klienta, np.:

Obsługa postępowania sądowego,
Przygotowanie dokumentacji transakcyjnej,
Audyt prawny,
Szkolenie dla zespołu.

Typ ryczałtu

W polu Typ ryczałtu wybierz: "Wynagrodzenie za projekt". Ten typ odpowiada rozliczeniu fixed fee za konkretne zlecenie.

Wybór klienta i projektów

Na pierwszej liście rozwijanej wybierz klienta, którego dotyczy ryczałt.

Następnie na drugiej liście wybierz projekt. Wynagrodzenie za projekt zawsze musi być przypisane przynajmniej do jednego projektu.

Jeden ryczałt może obejmować więcej projektów. Aby dodać kolejny:

Kliknij Dodaj projekt.
Wybierz następny projekt z listy.
Powtórz tę czynność dla kolejnych projektów objętych tym samym wynagrodzeniem.

Do ryczałtu będą kwalifikowane prace zarejestrowane na wskazanych projektach i mieszczące się w okresie jego obowiązywania.

Okres obowiązywania ryczałtu

Data rozpoczęcia określa, od kiedy prace mają być przypisywane do ryczałtu. Prace wykonane wcześniej nie będą nim objęte.

Data zakończenia jest opcjonalna. Można pozostawić ją pustą, jeżeli projekt nadal trwa. Po zakończeniu ryczałtu warto ją uzupełnić, aby późniejsze prace rejestrowane na tych samych projektach nie były już do niego przypisywane.

Informacje rozliczeniowe

Kwota wynagrodzenia

W polu Kwota wynagrodzenia wprowadź pełną kwotę uzgodnioną za realizację całego ryczałtu.

Przykład:

wynagrodzenie za projekt: 30 000 zł,
planowane fakturowanie: 10 000 zł zaliczki i 20 000 zł po zakończeniu prac.

W polu kwoty wynagrodzenia należy wpisać 30 000 zł, niezależnie od tego, na ile faktur zostanie podzielone rozliczenie.

Limity ryczałtu

Limit określa moment, od którego kolejne prace przestają być kwalifikowane do podstawowej kwoty ryczałtu i otrzymują status ponad ryczałt.

Można zastosować jeden z dwóch sposobów wyznaczenia tego momentu:

limit godzin,
limit kwoty wynagrodzenia.

Limit godzin

Limit godzin oznacza łączny czas pracy wszystkich osób zaangażowanych w projekty objęte ryczałtem.

Przykład:

limit ryczałtu: 100 godzin,
czas zarejestrowany przez cały zespół: 98 godzin,
kolejna praca: 4 godziny.

Część prac przekraczająca ustalony limit zostanie zakwalifikowana jako praca ponad ryczałt.

Limit dotyczy sumy czasu wszystkich pracowników. Nie jest liczony osobno dla każdej osoby.

Limit kwoty wynagrodzenia

Aby stosować limit wartości prac, zaznacz checkbox: "Stosuj limity kwoty wynagrodzenia". W tym wariancie system oblicza wartość wykonanych prac na podstawie czasu pracy i stawek przychodowych.

Wartość limitu jest liczona według wzoru:

czas pracy pracowników × stawki przychodowe za godzinę pracy

Przykład:

pracownik A: 10 godzin × 400 zł = 4 000 zł,
pracownik B: 5 godzin × 600 zł = 3 000 zł,
łączna wartość prac: 7 000 zł.

Po osiągnięciu wskazanego limitu kwoty wynagrodzenia kolejne prace będą kwalifikowane jako ponad ryczałt. Ten mechanizm wymaga prawidłowo skonfigurowanych stawek przychodowych. To na ich podstawie system wylicza wartość prac wliczanych do limitu.

Liczba godzin wliczonych w ryczałt

Pole dotyczące liczby godzin wliczonych w ryczałt należy stosować wtedy, gdy umowa z klientem przewiduje określony pakiet godzin, a po jego wykorzystaniu dalsze prace są rozliczane godzinowo.

Przykład:

wynagrodzenie za projekt: 20 000 zł,
w cenie: 50 godzin pracy,
czas powyżej 50 godzin: rozliczany według stawki godzinowej.

W typowym modelu fixed fee, w którym klient płaci ustaloną kwotę za całość zlecenia niezależnie od nakładu pracy, takiego limitu zazwyczaj się nie stosuje.

Stawka ponad ryczałt

Jeżeli prace po przekroczeniu limitu mają być rozliczane godzinowo, po prawej stronie można wprowadzić stawkę ponad ryczałt. Będzie ona stosowana do prac zakwalifikowanych jako ponad ryczałt. Jeżeli pole pozostanie puste, system zastosuje stawki wynikające z konfiguracji stawek przychodowych.

Przykład:

limit: 50 godzin,
stawka ponad ryczałt: 450 zł/h,
czas ponad limit: 6 godzin.

Wartość prac ponad ryczałt wyniesie:

6 godzin × 450 zł = 2 700 zł

Wewnętrzny limit godzin

Można również ustawić wewnętrzny limit godzin wykorzystywany na potrzeby analityk i kontroli rentowności. Taki limit nie musi wynikać z umowy z klientem. Może pełnić funkcję planowanego budżetu czasu.

Przykład:

klient płaci 25 000 zł za cały projekt,
umowa nie przewiduje limitu godzin,
wewnętrzny budżet czasu: 60 godzin.

Na tej podstawie można kontrolować, czy projekt zbliża się do zakładanego nakładu pracy, nawet jeśli przekroczenie limitu nie powoduje automatycznego naliczenia dodatkowego wynagrodzenia.

Limit dla prac ponad ryczałt

Limit dla prac ponad ryczałt dotyczy dodatkowych rozliczeń godzinowych naliczanych po przekroczeniu podstawowej kwoty lub limitu ryczałtu.

Może być określony:

jako liczba godzin,
jako maksymalna kwota.

Przykład:

wynagrodzenie za projekt: 30 000 zł,
po przekroczeniu ryczałtu dopuszczalne jest maksymalnie 20 dodatkowych godzin,
kolejne prace nie powinny być rozliczane bez ponownego uzgodnienia z klientem.

Alternatywnie można ustawić limit kwotowy, np. maksymalnie 8 000 zł dodatkowego wynagrodzenia ponad ryczałt.

Rozliczenia i harmonogram fakturowania

W sekcji Rozliczenia określ, jakie faktury mają powstać w ramach ryczałtu.

Może to być:

jedna faktura za całość,
kilka faktur częściowych,
faktury przypisane do kolejnych etapów projektu.

Termin faktury

Termin faktury decyduje o tym, kiedy dana pozycja pojawi się w sekcji Do zafakturowania. Najważniejsze jest prawidłowe wskazanie miesiąca. Konkretny dzień ma znaczenie drugorzędne, jeżeli faktura ma zostać wystawiona w określonym okresie rozliczeniowym.

Przykład:

termin faktury: 15 września,
pozycja pojawi się w sekcji Do zafakturowania we wrześniu.

Jeżeli w sekcji rozliczeń nie zostanie dodany żaden termin faktury, ryczałt nie pojawi się w sekcji Do zafakturowania.

Billing prac do

Pole Billing prac do określa graniczną datę prac, które mają zostać uwzględnione przy danej fakturze.

Przykład:

termin faktury: 5 października,
billing prac do: 30 września.

Faktura może zostać przygotowana w październiku, ale powiązany z nią billing będzie obejmował prace wykonane do końca września.

Więcej niż jedna faktura

Jeden ryczałt może być rozliczany na kilku fakturach. Aby utworzyć harmonogram płatności, dodaj kolejne terminy faktur.

Przykład:

10 000 zł po podpisaniu umowy,
10 000 zł po zakończeniu pierwszego etapu,
10 000 zł po zakończeniu projektu.

Każdy termin tworzy osobną pozycję, która w odpowiednim czasie pojawi się w sekcji Do zafakturowania.

Dodatkowe ustawienia

Na końcu formularza dostępne są dwa przełączniki.

Nie pokazuj prac na billingu do faktury

Po włączeniu tej opcji szczegóły zarejestrowanych prac nie będą prezentowane na billingu powiązanym z fakturą. Można ją zastosować wtedy, gdy klient ma otrzymać jedynie informację o wartości etapu lub całego projektu, bez szczegółowego wykazu czynności i czasu pracy.

Uruchom alerty

Ten przełącznik pozwala skonfigurować alerty związane z realizacją ryczałtu.

Alerty mogą służyć m.in. do informowania o:

zbliżaniu się do limitu godzin,
zbliżaniu się do limitu wartości prac,
przekroczeniu ustalonego progu,
wykorzystaniu określonej części budżetu projektu.

Szczegółowa konfiguracja została opisana w instrukcji dotyczącej alertów.