Skip to main content

KPI pracowników

Wskaźniki KPI czasu pracy służą do oceny, jak pracownicy rejestrują czas, jaka część tego czasu jest rozliczana oraz ile z niego trafia do fakturowania.

Pozwalają szybko wychwycić m.in.:

  • braki w ewidencji czasu,
  • wysoki udział prac nierozliczanych,
  • różnice między czasem zarejestrowanym, zaakceptowanym i zafakturowanym,
  • niewykorzystanie norm czasu pracy,
  • problemy z rozliczalnością pracowników lub zespołów.

KPI należy interpretować w kontekście przyjętego modelu pracy, norm i zakresu obowiązków. Ten sam wynik może mieć inne znaczenie dla osoby pracującej głównie z klientami, a inne dla pracownika wykonującego dużo zadań wewnętrznych.

Podgląd KPI pracownika

Wskaźniki KPI są dostępne w sekcji Prace i czas → Czas pracy.

Po wybraniu pracownika i zakresu dat zobaczysz:

  • wykres liczby godzin w poszczególnych dniach,
  • szczegółowe prace z wybranego dnia po kliknięciu słupka,
  • wskaźniki KPI w górnej części widoku.

Domyślne wskaźniki KPI

WorkTime Expert zawiera sześć predefiniowanych wskaźników.

KPI Wzór Co mierzy
Realizacja 9 / 7 Jaka część zarejestrowanego czasu rozliczanego została zaakceptowana i przeznaczona do fakturowania
Utylizacja 4 / 1 Jaka część normy zatrudnienia została faktycznie zarejestrowana
Czas rozliczany 9 / 4 Jaka część całkowitego zarejestrowanego czasu została zaakceptowana jako rozliczana
Efektywność bilowalności 9 / 1 Jaka część normy zatrudnienia została zaakceptowana jako czas rozliczany
Billowalna utylizacja 7 / 3 Jak zarejestrowany czas rozliczany ma się do normy rejestracji czasu rozliczanego
Efektywność ewidencji 4 / 2 Jak rzeczywisty czas zarejestrowany ma się do normy rejestracji czasu

Numery we wzorach odnoszą się do wartości dostępnych w matrycy KPI opisanej w dalszej części instrukcji.

Realizacja

Pokazuje, jaka część czasu rozliczanego została zaakceptowana i przygotowana do dalszego rozliczenia.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 90% – wysoki poziom realizacji,
  • poniżej 75% – warto sprawdzić, dlaczego część czasu nie została zaakceptowana.

Utylizacja

Pokazuje, jaka część normy zatrudnienia została zarejestrowana w systemie.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 85% – wysoki poziom wykorzystania czasu,
  • poniżej 75% – możliwe braki w ewidencji albo niewykorzystanie dostępnego czasu.

Czas rozliczany

Pokazuje udział zaakceptowanego czasu rozliczanego w całym zarejestrowanym czasie.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 80% – duża część pracy jest rozliczana,
  • poniżej 60% – wysoki udział prac wewnętrznych, nierozliczanych albo wyzerowanych.

Efektywność bilowalności

Pokazuje, jaka część normy zatrudnienia została ostatecznie zaakceptowana jako czas rozliczany.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 85% – wysoki udział pracy przeznaczonej do rozliczenia,
  • poniżej 60% – warto sprawdzić strukturę zadań i zakres prac nierozliczanych.

Billowalna utylizacja

Porównuje zarejestrowany czas rozliczany z normą rejestracji czasu rozliczanego.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 90% – norma czasu rozliczanego jest realizowana,
  • poniżej 80% – pracownik nie osiąga ustalonego poziomu czasu przeznaczanego na klientów.

Efektywność ewidencji

Pokazuje, czy pracownik rejestruje wymaganą liczbę godzin.

Przykładowa interpretacja:

  • powyżej 90% – ewidencja jest kompletna,
  • poniżej 80% – możliwe są braki w rejestrowaniu czasu.

Własne wskaźniki KPI

W sekcji Ustawienia analityk można tworzyć własne wskaźniki KPI.

System udostępnia matrycę 12 × 12, w której wskaźnik jest obliczany jako stosunek dwóch wybranych wartości. Pozwala to utworzyć do 132 własnych KPI.

Dla każdego wskaźnika możesz określić:

  • nazwę,
  • skrót,
  • licznik i mianownik,
  • progi kolorystyczne,
  • status aktywny lub nieaktywny.

Aktywne KPI są później widoczne w sekcji Prace i czas → Czas pracy oraz mogą zostać uwzględnione w eksporcie.

Dane wykorzystywane w KPI

Normy czasu

  • Norma zatrudnienia – liczba godzin wynikająca z warunków zatrudnienia w danym dniu roboczym.
  • Norma rejestracji czasu – liczba godzin, którą pracownik powinien zarejestrować.
  • Norma rejestracji czasu rozliczanego – liczba godzin, którą pracownik powinien zarejestrować na rozliczanych klientach i projektach.

Rejestracja

  • Rzeczywisty zarejestrowany czas pracy – wszystkie godziny zarejestrowane przez pracownika.
  • Rzeczywisty zarejestrowany czas pracy na klientów rozliczanych – godziny przypisane do rozliczanych klientów i projektów.
  • Rzeczywisty zarejestrowany czas pracy na klientów nierozliczanych – godziny prac wewnętrznych i niefakturowanych.
  • Rzeczywisty zarejestrowany czas rozliczany – czas zapisany na rozliczanych klientach i projektach, z uwzględnieniem zasad rozliczania.

Akceptacja

  • Wyzerowany czas rozliczany – czas prac, których wartość rozliczana została zmniejszona do zera.
  • Zaakceptowany czas rozliczany – czas przeznaczony do zafakturowania po akceptacji i zastosowaniu zaokrągleń.
  • Zaakceptowany czas nierozliczany – suma prac wewnętrznych i prac oznaczonych jako nierozliczane.

Fakturowanie

  • Czas zafakturowany – czas objęty wystawionymi fakturami, niezależnie od statusu płatności.
  • Czas zafakturowany i zapłacony – czas wynikający z faktur opłaconych w całości lub częściowo. Przy częściowej płatności wartość jest liczona proporcjonalnie.

Konfiguracja norm czasu

Przed rozpoczęciem analizy KPI warto uzupełnić normy pracowników w sekcji:

Edycja pracownika → dolna część formularza

Normy mają bezpośredni wpływ na wskaźniki porównujące czas rzeczywisty z oczekiwanym, m.in. na:

  • utylizację,
  • efektywność ewidencji,
  • efektywność bilowalności,
  • billowalną utylizację.

Brak lub nieprawidłowa konfiguracja norm może zniekształcić wyniki KPI.

Eksport KPI

Eksport KPI jest dostępny w sekcji Eksport danych.

Na liście typów eksportu wybierz:

KPI – format CSV

Eksport obejmuje wyłącznie wskaźniki oznaczone jako aktywne w sekcji Ustawienia analityk. Dotyczy to zarówno domyślnych, jak i własnych KPI.

Zakres danych

Podczas generowania eksportu możesz wybrać dowolny zakres czasu, np.:

  • miesiąc,
  • kilka miesięcy,
  • rok,
  • niestandardowy zakres dat.

Eksport KPI nie ma ograniczenia długości analizowanego okresu ani liczby eksportowanych danych.

Warianty eksportu

Średnie dla wszystkich KPI

System tworzy jeden plik CSV zawierający zbiorcze dane dla wszystkich aktywnych wskaźników.

Plik może zawierać m.in.:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • stanowisko,
  • czas rozliczany,
  • czas nierozliczany,
  • łączny czas pracy,
  • średnie wartości KPI dla wybranego okresu.

Ten wariant sprawdza się przy porównywaniu wyników pracowników i zespołów.

Każde KPI osobno

System tworzy osobny plik CSV dla każdego aktywnego KPI. Wszystkie pliki są pakowane do archiwum ZIP.

Eksportuj dane szczegółowe

Po włączeniu tej opcji eksport zawiera dodatkowe kolumny z dziennymi wartościami KPI.

Pozwala to analizować:

  • zmiany wyników w czasie,
  • dni z brakami w ewidencji,
  • okresy obniżonej rozliczalności,
  • wahania obciążenia pracownika.

Podział okresu w eksporcie

System automatycznie dzieli wybrany zakres na części miesięczne i oblicza średnie dla każdego fragmentu.

Przykładowo dla zakresu od 12 stycznia do 29 kwietnia eksport może zawierać dane dla:

  • całego wybranego okresu,
  • części stycznia,
  • lutego,
  • marca,
  • części kwietnia.
Back to top