Wprowadzenie
Analityki w WorkTime Expert służą do oceny sposobu wykorzystania czasu, struktury przychodów, kosztów pracy, rentowności klientów i projektów oraz obciążenia zespołu.
Dane można analizować z różnych perspektyw, m.in. według:
- klientów,
- projektów,
- pracowników,
- rodzajów prac,
- ryczałtów,
- przychodów i kosztów.
Analityki nie są raportami przygotowywanymi dla klientów. Służą do bieżącej pracy zarządczej i podejmowania decyzji na podstawie danych dostępnych w systemie.
Obszary analityczne
Analityka przychodowa
Analityka przychodowa pozwala porównać:
- czas zmierzony,
- czas rozliczany,
- przychody wynikające z wykonanych prac i wystawionych faktur.
Pozwala sprawdzić m.in.:
- jaka część zarejestrowanego czasu została rozliczona,
- czy wartość prac odpowiada ich rzeczywistemu nakładowi,
- gdzie występują różnice między wykonanymi pracami a przychodem,
- którzy klienci i projekty generują największą wartość.
Duża różnica między czasem zmierzonym, rozliczanym i zafakturowanym może wskazywać m.in. na korekty czasu, prace nierozliczane, zbyt niskie stawki albo opóźnienia w fakturowaniu.
Analityka rodzajów prac
Ten widok pokazuje, jakie rodzaje czynności zajmują najwięcej czasu oraz dla których klientów i projektów są wykonywane.
Można go wykorzystać do sprawdzenia:
- które czynności dominują w pracy zespołu,
- ile czasu zajmują prace merytoryczne, administracyjne lub wewnętrzne,
- którzy klienci wymagają najwięcej określonych działań,
- czy struktura pracy odpowiada przyjętemu sposobowi organizacji i rozliczania usług.
Klienci i pracownicy
Ten widok pokazuje, którzy pracownicy wykonywali prace dla danego klienta.
Pozwala analizować m.in.:
- skład zespołu obsługującego klienta,
- udział poszczególnych osób w realizacji prac,
- koncentrację wiedzy o kliencie,
- zależność obsługi od jednej osoby.
Pracownicy i klienci
Ten widok prezentuje klientów i projekty obsługiwane przez poszczególnych pracowników.
Można na jego podstawie sprawdzić:
- dla których klientów pracuje dana osoba,
- jak rozkłada się jej czas,
- czy jej obciążenie jest skoncentrowane na kilku projektach,
- jak wygląda podział pracy pomiędzy członków zespołu.
Analityka przychodów i kosztów
Ten obszar pozwala porównać wartość przychodową prac z kosztem czasu pracy zespołu.
Na tej podstawie można ocenić:
- rentowność klientów,
- rentowność projektów,
- wartość pracy poszczególnych osób,
- różnicę między przychodem a kosztem wykonania usług.
Widok pozwala wskazać projekty, które generują dodatni wynik, oraz te, w których koszt pracy jest zbyt wysoki w stosunku do przychodu.
Analityka ryczałtów okresowych
Analityka ryczałtów pokazuje wykorzystanie puli czasu w kolejnych okresach rozliczeniowych.
Może obejmować m.in.:
- godziny wliczone w ryczałt,
- godziny ponad ryczałt,
- godziny przeniesione z poprzednich okresów,
- godziny dostępne do wykorzystania,
- kwotę wynagrodzenia,
- efektywną stawkę godzinową.
Pozwala to ocenić, czy wartość ryczałtu odpowiada rzeczywistemu nakładowi pracy oraz które umowy wymagają zmiany limitu, ceny albo zasad rozliczania nadwyżek.
KPI pracowników
KPI pracowników pozwalają zdefiniować własne wskaźniki i porównywać wyniki poszczególnych osób.
Mogą obejmować m.in.:
- czas pracy dla klientów,
- udział czasu rozliczanego,
- wykorzystanie dostępnego czasu,
- wartość przychodową prac,
- realizację ustalonych celów.
Sposób interpretacji KPI zależy od konfiguracji wskaźników oraz przyjętego modelu pracy organizacji.
Zakres instrukcji
W kolejnych rozdziałach opisujemy poszczególne widoki analityczne, sposób filtrowania i grupowania danych oraz informacje dostępne w tabelach i podsumowaniach.
Instrukcja rozpoczyna się od analityki przychodowej, która pozwala porównać czas pracy z wartością rozliczeń i przychodów.