Konfiguracja wysyłki faktur
WorkTime Expert umożliwia wysyłkę dokumentów księgowych (faktur, not obciążeniowych, korekt) oraz bilingów do faktur e-mailem. Aby funkcja działała poprawnie, warto już podczas dodawania klienta uzupełnić pole e-mail.
Jeżeli chcesz ustawić wysyłanie faktur przekazanych do KSeF to zapoznaj się z ta instrukcją
Konfiguracja konta e-mail
Wysyłkę dokumentów konfiguruje się w sekcji Konfiguracja e-mail. Dla każdego sprzedawcy można ustawić osobne konto - jeśli masz wielu sprzedawców, zobaczysz tutaj kilka pozycji.
Aby skonfigurować konto:
-
Kliknij ikonę edycji (zielony pisak) przy wybranym sprzedawcy.
-
Uzupełnij pola:
- Wiadomość od – nazwa nadawcy widoczna w skrzynce odbiorcy.
- Odpowiedz do – adres, na który trafi odpowiedź, jeśli odbiorca odpowie na wiadomość.
- Ukryte do wiadomości (UDW/BCC) – dodatkowe adresy, do których e-mail zostanie wysłany w ukrytej kopii.
- Stopka – podpis pod wiadomością (np. imię i nazwisko, firma, stanowisko, numer telefonu).
Stopka może być dodawana do wiadomości automatycznie – ustawia się to w szablonach wiadomości.
Szablony wiadomości
W zakładce szablonów możesz przygotować treści wiadomości dla każdego rodzaju dokumentu:
- Faktura
- Nota obciążeniowa
- Korekta
Dla każdego typu dokumentu możesz ustawić osobny szablon w językach: polskim, angielskim i niemieckim (lub wersjach dwujęzycznych).
W każdym szablonie skonfigurujesz:
- Tytuł wiadomości (np. "Faktura za maj 2025")
- Checkbox do dodania numeru dokumentu do tytułu
- Treść wiadomości (np. "W załączeniu przesyłamy fakturę...")
Dodatkowo możesz zaznaczyć:
- Dodanie logo firmy do wiadomości
- Dodanie stopki z konfiguracji konta e-mail
Po zapisaniu ustawień WorkTime Expert automatycznie zastosuje je do wiadomości e-mail wysyłanych do klientów.